Cara Pakai Google Form untuk UMKM – Di era digital saat ini, pelaku UMKM perlu menggunakan teknologi yang sederhana namun efektif untuk mendukung operasional bisnis. Salah satu alat gratis dan sangat bermanfaat adalah Google Form. Platform ini dapat digunakan untuk membuat formulir online, survei, daftar pesanan, pendaftaran peserta, hingga formulir keluhan pelanggan. Semua dapat dilakukan hanya dengan smartphone atau laptop, tanpa perlu kemampuan teknis yang rumit.

Artikel ini membahas langkah-langkah praktis tentang cara memakai Google Form untuk UMKM, termasuk contoh penggunaan, tutorial lengkap, dan tips agar formulir Anda terlihat profesional.

Cara Pakai Google Form untuk UMKM

1. Apa Itu Google Form dan Kenapa Penting untuk UMKM?

Google Form adalah aplikasi gratis dari Google untuk membuat formulir online. Hasil form akan tersimpan otomatis di Google Drive dan dapat diekspor ke Google Sheets untuk analisis data.

Google Form sangat bermanfaat bagi UMKM karena:

a. Gratis digunakan

Tidak perlu biaya langganan atau software tambahan. Anda hanya perlu akun Google/Gmail.

b. Mudah digunakan

Tidak perlu keahlian khusus. Tampilan sederhana dan bisa digunakan lewat HP.

c. Cocok untuk berbagai kebutuhan bisnis

UMKM bisa menggunakan Google Form untuk:

• Form pemesanan produk
• Pendaftaran event atau pelatihan
• Survei pelanggan
• Form kritik dan saran
• Form pencatatan stok atau pengajuan internal
• Form rekrutmen karyawan

d. Data tersimpan rapi

Semua data terkumpul otomatis, mudah dicetak, diunduh, atau dianalisis.

2. Cara Membuat Google Form untuk UMKM

Berikut panduan lengkap membuat Google Form dari nol:

Langkah 1: Buka Google Forms

Ada dua cara:

1. Masuk ke link: forms.google.com
2. Atau buka Google Drive → klik “New” → pilih “Google Forms”

Langkah 2: Pilih Template atau Blank Form

Google menyediakan berbagai template seperti:

• Formulir pesanan
• Formulir kontak
• Formulir pendaftaran
• Formulir feedback
• Form kuis

Untuk UMKM, yang paling sering dipakai adalah Order Form atau Customer Feedback Form.

Jika ingin lebih fleksibel, pilih Blank Form.

Langkah 3: Beri Judul dan Deskripsi Form

Contoh:

• Judul: “Form Pemesanan Kue Uli’s Bakery”
• Deskripsi: “Silakan isi form berikut untuk melakukan pemesanan. Kami akan memproses dalam 1–2 jam.”

Judul dan deskripsi yang jelas membuat pelanggan tidak bingung.

Langkah 4: Tambahkan Pertanyaan

Klik tombol “+” untuk menambah pertanyaan.

Beberapa jenis pertanyaan yang bisa digunakan:

• Short answer → Nama, alamat, nomor HP
• Paragraph → Catatan tambahan
• Multiple choice → Pilihan jenis produk
• Checkbox → Pilihan varian lebih dari satu
• Dropdown → Pilihan ukuran atau warna
• File upload → Upload bukti pembayaran
• Date/Time → Jadwal pengiriman

Contoh pertanyaan untuk UMKM kuliner:

1. Nama lengkap
2. Nomor WhatsApp
3. Pilih menu (checkbox)
4. Pilih lokasi pengiriman
5. Kapan pesanan dikirim?
6. Catatan tambahan

Langkah 5: Atur Wajib Diisi

Klik tombol Required (wajib) pada pertanyaan penting seperti:

• Nama
• Nomor HP
• Produk yang dipilih

Ini mencegah pelanggan mengirim form tanpa data lengkap.

3. Mengatur Tampilan dan Tema Form

Agar form terlihat profesional dan sesuai identitas bisnis, Anda bisa mengatur tema.

Cara mengubah tampilan:

1. Klik ikon palette (Tema)
2. Pilih warna brand bisnis Anda
3. Unggah header gambar (misalnya logo UMKM)
4. Sesuaikan warna background

Tampilan yang rapi membuat pelanggan merasa lebih percaya dan nyaman mengisi form.

4. Mengatur Pengumpulan Respon dan Notifikasi

Setelah form selesai dibuat, Anda perlu mengatur bagaimana data dikumpulkan.

a. Pengaturan umum (Settings)

Masuk menu Settings, lalu:

• Limit to 1 response → aktifkan jika hanya ingin 1 respon per akun
• Collect email addresses → aktifkan jika ingin mengumpulkan email pelanggan
• Allow edit after submit → pelanggan dapat mengubah jawaban setelah mengirim
• Show confirmation message → atur pesan ucapan terima kasih

Contoh pesan setelah submit:

“Terima kasih! Pesanan Anda telah kami terima. Admin akan menghubungi melalui WhatsApp.”

b. Kirim pemberitahuan melalui email

Agar UMKM tidak ketinggalan pesanan baru:

1. Klik “Responses”
2. Klik ikon “titik tiga”
3. Pilih “Get email notifications for new responses”

Setiap ada pemesanan masuk, Anda akan langsung menerima email.

c. Hubungkan dengan Google Sheets

Klik “Responses” → ikon spreadsheet
Kini semua data pelanggan otomatis masuk ke spreadsheet dan bisa diolah.

5. Cara Membagikan Google Form ke Pelanggan

Google Form bisa dibagikan dengan berbagai cara:

a. Tautan (Link)

Cara paling umum.
Klik Send → ikon tautan → “Shorten URL” agar lebih pendek.

b. QR Code

Gunakan layanan pembuat QR seperti:

• qr-code-generator.com
• QRIS Tools

Tempel di toko fisik agar pelanggan bisa scan untuk memesan.

c. Embed ke Website

Jika UMKM punya website, bisa embed form langsung.

d. Kirim melalui WhatsApp atau media sosial

Bagikan link di:

• WhatsApp
• Instagram
• Facebook
• TikTok bio
• Marketplace

Dengan begitu, pelanggan dapat memesan dengan sangat mudah.

6. Contoh Penggunaan Google Form untuk UMKM

Berikut beberapa contoh nyata penggunaan Google Form dalam bisnis:

1. Form Pemesanan Produk

UMKM bisa membuat order form untuk:

• Makanan dan minuman
• Fashion
• Kerajinan
• Kosmetik
• Produk digital

Keuntungan:

• Pesanan masuk rapi
• Tidak ada salah tulis nama/alamat
• Bisa dihubungkan ke Google Sheets untuk laporan harian

2. Form Rekap Stok Barang

Untuk UMKM yang memiliki tim, bisa membuat form khusus internal:

• Pencatatan stok harian
• Pengajuan barang hilang
• Laporan barang masuk/keluar

Lebih cepat dibanding tulis manual.

3. Survei Kepuasan Pelanggan

Setelah pelanggan menerima produk, kirim form survei:

• Penilaian kualitas
• Saran perbaikan
• Foto bukti penerimaan

Data ini bisa dipakai untuk memperbaiki layanan.

4. Form Pendaftaran Pelatihan atau Event

Cocok bagi UMKM yang sering mengadakan workshop.

5. Form Rekrutmen Karyawan Sederhana

Pertanyaan seperti:

• Nama
• Pengalaman
• Posisi yang dilamar
• Upload CV

Semua data pelamar akan masuk otomatis dan mudah dibanding menerima lewat WhatsApp satu per satu.

7. Tips Agar Google Form Lebih Profesional untuk UMKM

Agar form Anda terlihat terpercaya dan mudah dipahami, ikuti tips berikut:

1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas

Pelanggan akan merasa nyaman mengisi ketika form ditulis dengan baik.

2. Jangan Buat Pertanyaan Terlalu Banyak

Form yang terlalu panjang membuat pengguna malas.

Idealnya: 5–10 pertanyaan.

3. Gunakan Logika Pertanyaan (Go to section based on answer)

Misalnya:

• Jika pelanggan memilih “Ambil di tempat”, sembunyikan pertanyaan alamat pengiriman.
• Jika memilih “Transfer Bank”, tampilkan kolom upload bukti pembayaran.

Ini membuat form lebih rapi dan profesional.

4. Tambahkan Contoh

Misalnya:

• Format nomor HP: 0812xxxxxxx
• Format alamat lengkap
• Cara memilih ukuran

5. Buat Pesan Konfirmasi yang Ramah

Tambahkan instruksi setelah form dikirim, seperti:

“Admin akan menghubungi Anda dalam 10 menit.”

6. Uji coba form sebelum dibagikan

Cek apakah:

• Semua pertanyaan berfungsi
• Logika pertanyaan berjalan
• Form nyaman di HP
• Pertanyaan tidak membingungkan

8. Cara Mengelola Data dari Google Form

Data adalah aset penting UMKM. Google Form membuatnya lebih mudah.

a. Gunakan Google Sheets untuk analisis

Anda bisa:

• Menghitung total pesanan
• Melihat produk paling laris
• Mengelompokkan pelanggan
• Membuat grafik penjualan

b. Ekspor ke Excel atau PDF

Klik File → Download → pilih format.

c. Gunakan Filter untuk sortir data

Misalnya ingin melihat pesanan hari tertentu.

d. Arsipkan data lama

Agar dokumen tetap rapi.

9. Kelebihan dan Kekurangan Google Form untuk UMKM

Kelebihan

• Gratis
• Mudah digunakan
• Tampilan profesional
• Cocok di HP
• Data tersimpan otomatis
• Bisa dipakai untuk internal maupun pelanggan

Kekurangan

• Tidak bisa menerima pembayaran langsung (perlu manual)
• Desain terbatas
• Tidak ada fitur chatbot otomatis

Meski begitu, karena gratis dan praktis, Google Form tetap menjadi alat andalan banyak UMKM.

Kesimpulan

Google Form adalah alat sederhana namun sangat powerful bagi UMKM. Dengan Google Form, UMKM dapat membuat:

• Form pemesanan
• Form survei
• Form pendaftaran
• Form pencatatan internal
• Form rekap stok
• Form rekrutmen

Semua bisa dibuat dalam hitungan menit tanpa biaya. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, UMKM dapat menggunakan Google Form untuk meningkatkan pelayanan, mengelola pesanan lebih rapi, dan membangun sistem kerja yang lebih profesional.